Intrebari frecvente medici

Medicii care nu au contract cu CNAS pot fi înregistrați în SIUI pentru a obține certificate autorizate. Ulterior obținerii certificatelor, pot utiliza DES fie folosind propriile softuri medicale certificate și conectate la DES, fie folosind chiar Portalul Extern al DES.

Conform legislației furnizorii de servicii medicale sunt obligați să transmită date către sistemul DES.

Dacă medicii nu vor utiliza portalul DES sau dacă propriile softuri medicale nu sunt certificate și conectate la DES, atunci informațiile medicale despre pacienți nu vor ajunge în sistemul DES și nu vor fi adăugate în dosare.

Atunci când va fi necesară consultarea dosarului unui pacient medicul care este în căutarea datelor medicale ale pacientului va fi lipsit de acestea în actul medical pe care îl desfășoară.

Nu, medicii nu sunt obligați să folosească Portalul DES pentru consultarea dosarului unui pacient și nici pentru transmiterea de documente medicale. Pot folosi în continuare propriile softuri medicale certificate și conectate la DES, informațiile din sistemul DES despre acel pacient fiind afișate prin intermediul acestor softuri medicale.

În cazul în care acestea nu au capabilitatea de a se interconecta cu sistemul DES, medicii pot utiliza portalul pentru consultarea dosarului de sănătate al pacientului și pentru transmiterea de date.

Pentru medicii de familie, aplicația SIUI_MF a fost îmbogățită cu noi module care permit comunicarea cu sistemul DES.

Informațiile introduse în DES nu sunt folosite pentru decontarea cu CNAS. Pentru decontarea serviciilor, se vor folosi în continuare aceleași softuri ca până acum.

Obiectivul sistemului DES este unul strict medical.

Medicii care dețin certificate calificate înregistrate la casa de sănătate de care aparțin pot vizualiza dosarul de sănătate au unui pacient fie folosind propriile softuri medicale certificate și conectate la DES, fie folosind chiar Portalul DES.

Certificatele digitale utilizate pentru raportarea în SIUI sau pentru emiterea de rețete în SIPE sunt valabile și în sistemul DES.

Pentru conectarea la portalul DES este necesară utilizarea unui astfel de certificat.

Medicul poate vedea secțiunea ”Sumar pentru urgență” fără a fi necesară acordul pacientului dacă pacientul se află într-o situație de urgență.

Orice altă secțiune din dosar poate fi văzută cu acordul pacientului exprimat pe loc cu ajutorul cardului de sănătate sau cu ajutorul matricei de securitate. Pecienții pot acorda drept de acces unui medic, pe baza codului de parafă și apoi îl pot retrage sau pot activa/dezactiva policile de acces a medicilor la dosarul propriu. O pot face din portalul DES.

Politicile sunt:

1. Accesarea dosarului electronic de sănătate de către medicul de familie fără a fi necesară prezenţa pacientului sau a reprezentantului legal
2.  Accesarea dosarului electronic de sănătate de către medicul specialist care are în evidenţă bolnavul cronic fără a fi necesară prezenţa pacientului sau a reprezentantului legal
3.  Accesarea trimiterilor emise pentru o specialitate de către medici specialişti având acea specialitate fără a fi necesară prezenţa pacientului sau a reprezentantului legal
4.  Accesarea dosarului electronic de sănătate de către orice medic din spital in timpul internării fără a fi necesară prezenţa pacientului sau a reprezentantului legal

Sumarul și informațiile de urgență pot fi consultate de către orice medic cu un certificat autorizat. Acest lucru trebuie făcut atunci când pacientul se află într-o situație de urgență.

Restul dosarului de sănătate (istoric medical, antecedente declarate de pacient, documente medicale și date personale) sunt accesibile doar medicilor cărora pacientul le-a dat în prealabil acces la dosar.

Prin legislație, medicii sunt obligați să păstreze confidențialitatea datelor medicale ale pacienților.

Sistemul reține atât medicul al cărui certificat a fost folosit la semnarea electronică a documentului electronic transmis precum și medicii care au contribuit la documentul original (autorul documentului original, semnatari ai documentului original, participanți la actele medicale documentate în documentul original).

Exemplu: un document de tip ”Foie de observație clinică generală pentru spitalizarea continuă” poate avea:

1. Un autor (obligatoriu) – medicul care a făcut internarea și care a creat documentul
2. Semnatari (opțional) – medici care au semnat documentul original (pot fi și medici rezidenți)
3. Semnatar legal (obligatoriu) – fără semnătura și parafa acestui medic documentul original (FOCG-ul) nu ar avea valoare legală
4. Medici care au efectuat proceduri medicale
5. Medici care au afectuat servicii medicale
6. Medici care au administrat medicație
7. Medici care au efectuat imunizări
8. etc

Toți acești participanți sunt trecuți și în documentul electronic – copie a FOCG (fiecare cu rolul lui), care este transmis către DES

Documentul electronic poartă la rândul său o semnătură electronică realizată cu un certificat digital calificat.

Fiecare dintre acești participanți poartă răspunderea pentru actele medicale pe care le-au efectuat și care sunt documentate în documentul original conform legilor în vigoare – sistemul DES nu schimbă cu nimic aceste aspecte.

Deținătorul certificatului digital cu care se semnează documentul electronic  transmis în DES poartă răspunderea pentru acțiunea de transmitere și garantează conformitatea datelor transmise cu cele din documentul original.

Documentele medicale transmise reprezintă copii în format electronic ale documentelor originale.

Pentru ca un document să fie acceptat în sistemul DES:

• Acesta trebuie să fie semnat electronic
• Certificatul digital utilizat pentru semnare trebuie să fie înregistrat la casa de sănătate (se pot folosi certificatele deja înregistrate)
• Certificatul utilizat trebuie să fie al unui medic
• Medicul trebuie să fie unul dintre participanții la documentul original și anume unul dintre semnatari ai documentului original sau semnatarul legal al documentului original (a se vedea și întrebarea anterioară)

Documentele medicale pot fi transmise cu ajutorul sistemelor informatice aflate la dispoziția medicilor (utilizate în prezent în spitale sau în cabinete).

Transmiterea acestor documente implică realizarea unei conexiuni securizate către sistemul DES. Această conexiune se face similar cu conectarea la sistemele SIUI sau SIPE ale CNAS.

Realizarea acestei conexiuni implică obținerea unui ”token”. Acest lucru îl face automat softul medical utilizat. Pentru a face aceasta însă, softul medical are nevoie de un certificat digital calificat.

Certificatul digital calificat pentru realizarea conexiunii securizate și obținerea ”token”-ului poate fi același cu care se face conectarea la SIUI/SIPE. Acesta nu trebuie să fie neapărat al unui medic dar trebuie să fie înregistrat la casa de sănătate pentru acea instituție medicală.

Certificatul cu care se realizează conexiunea securizată este diferit de certificatele cu care fiecare medic a semnat electronic documentele care trebuie transmise în DES.

Declanșarea efectivă a transmiterii poate fi făcută:

• Imediat după semnarea documentului de către medic
• Automat, soft-ul medical colectează documentele semnate și apoi le transmite

Implementarea poate diferi de la producător de soft medical la altul.

Din portalul DES transmiterea unui document se face de către medicul care semnează documentul imediat după ce l-a semnat. Operațiunea de semnare nu poate fi separată de operațiunea de transmitere.

Din aplicația SIUI – MF transmiterea se face imediat după salvarea unui document dacă există conexiune online cu DES. Altfel documentele sunt salvate offline și apoi transmise. La fiecare nouă salvare aplicația SIUI-MF transmite un document nou care îl înlocuiește pe cel anterior transmis (o nouă versiune).

Ca regulă generală, documentele medicale trebuie transmise în DES imediat ce sunt finalizate astfel încât alți medici care au nevoie să consulte dosarul pacientului să beneficieze de aceste informații.

Din portalul DES, un document trimis poate fi modificat doar de către medicul care l-a creat. Documentul va fi regăsit în lista de documente cu starea Trimis și va fi editat după nevoie, apoi va fi trimis din nou. Informațiile din documentul anterior vor fi înlocuite în dosarul de sănătate al pacientului referit prin CID cu informațiile din noul document trimis.

Dacă a fost transmis un document cu un CID greșit, atunci acel document trebuie anulat de către medicul care l-a transmis și se va crea un document nou cu CID-ul corect.

La modul general, din softurile medicale un document poate fi transmis cu scopul de a înlocui un alt document.

Atunci când sistemul DES primește un document cu indicația de înlocuire a altui document se fac următoarele validări:

• Cel care semnează documentului nou trebuie să se regăsească și printre participanții documentului de înlocuit (semnatari sau semnatar legal)
• Documentul de înlocuit să fie cel activ (ultimul din serie, în cazul în care s-au făcut înlocuiri înlănțuite)
• CID-ul pacientului să fie același cu cel din documentul de înlocuit
• Dacă este vorba de un document de tip rețetă, specialitatea medicului autor al rețetei să fie aceeași cu specializarea medicului autor al rețetei de înlocuit
• Pentru orice alt document specialitatea medicului care a făcut actul medical documentat să nu se schimbe din medic familie/medicină generală în medic specialist

Dacă aceste condiții nu pot fi îndeplinite atunci documentul inițial trebuie anulat, prin trimiterea în DES a unei cereri de anulare și apoi trimis unul nou.

Documentele înlocuite sau anulate nu se mai regăsesc în dosarul pacientului dar sunt stocate în sistemul DES pentru audit.

NU, un document trimis nu poate fi șters complet din baza de date, poate fi doar anulat.

Din portal pot fi șterse documentele care nu au fost încă transmise sau care au fost respinse.

Din portalul DES, un document poate fi anulat de către medicul care l-a transmis. Documentul va fi regăsit în lista de documente cu starea Trimis și va fi anulat. Informațiile din documentul anulat vor fi șterse din dosarul de sănătate al pacientului dar documentul va fi stocat în scop de audit.

La modul general, din soft-urile medicale DES poate primi cereri de anulare documente deja transmise.

Pentru a fi acceptată, o astfel de cerere trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• să fie semnată electronic
• certificatul digital utilizat să fie al unui medic
• medicul să fi fost unul dintre participanții la documentul de anulat (semnatar sau semnatar legal)
• cererea să fie transmisă de la aceeași instituție medicală care a transmis documentul de înlocuit

Matricea de securitate poate fi generată de orice medic, din portalul DES, la solicitarea pacientului. Pacientul îi va prezenta medicului un document de identitate, iar după tipărirea matricei pacientul va semna de primire partea de sus a documentului, exemplarul care rămâne la medic.

De asemenea, ulterior primei autentificări în portal, pacientul poate să își genereze singur o matrice, în cazul în care dorește sau a pierdut-o pe cea primită de la medic, prin accesarea butonului ”Nu pot accesa contul meu”, iar aplicația va deschide pagina de recuperare parolă sau matrice, în care se va alege fișa Regenerare matrice, unde se vor urma instrucțiunile afișate.

Medicul va păstra exemplarul său pentru a putea demonstra că a înmânat matricea pacientului.

Medicul nu are dreptul de a imprima și utiliza matricea de securitate a unui pacient fără ca acesta să fi solicitat acest lucru.

Exemplarul pentru medic al matricei generate pentru un pacient, semnată de pacient, se recomandă a fi păstrată în siguranță de medic pentru eventuale controale ulterioare.

(De exemplu, în cazul în care pacientul reclamă generarea și folosirea abuzivă de către medic a matricei în vederea consultării dosarului de sănătate, medicul va putea face dovada primirii de către pacient a matricei generate).

Matricea de securitate poate fi generată pentru un pacient ori de câte ori este necesar. Matricea veche este dezactivată, accesul la portal nu mai poate fi făcut folosind pozițiile din vechea matrice. La un moment dat este activă o singură matrice, ultima matrice generată.

Nu, nu există nici un fel de restricții de nivel medical la completarea documentelor. Portalul nu face validări de ordin medical, nu sunt evidențiază greșeli de asociere diagnostic / medicație / proceduri sau servicii medicale. Factorul de decizie și de validare este exclusiv al medicului care transmite documentul.

În cadrul documentelor medicale transmisibile către sistemul DES pot fi completate cât mai multe informații tocmai pentru ca medicul să poată transmite tot ceea ce este relevant pentru acel pacient. Pe de altă parte, pentru a putea transmite un document nu este necesară completarea tuturor secțiunilor și a câmpurilor din document, ci doar a celor obligatorii, semnalate cu * iar restul numai dacă sunt date disponibile.

Da, dacă se dorește, se pot introduce documente din urmă. În acest moment, se pot introduce documente oricât de vechi cu condiția ca pentru acel moment de timp să fie disponibile nomenclatoarele utilizate în DES.

Medicul își poate modifica documentele deja transmise doar dacă acestea au fost transmise cu mai puțin de 180 de zile în urmă. Documentul va fi regăsit în lista de documente cu starea Trimis și va fi editat după nevoie, apoi va fi trimis din nou. Informațiile din documentul anterior vor fi înlocuite în dosarul de sănătate al pacientului referit prin CID cu informațiile din noul document trimis.

Aceeași regulă se aplică și pentru anularea unui document.

Acesta este un parametru de sistem a cărui valoare este decisă de CNAS și poate fi modificat.

Dacă un document nu poate fi transmis la un moment dat către DES (probleme cu conexiunea de internet, erori semnalate la documente etc.), acesta este salvat și stocat local (ori de către Portalul extern, dacă s-a introdus documentul în acesta, ori de către softul medical certificat în care a lucrat medicul). În momentul în care va fi posibil, documentele vor transmise către DES (automat de către softul medical certificat în care a lucrat medicul, manual dacă s-a utilizat pentru Portalul Extern).

În dosarul pacientului ajung rețetele prescrise (transmise direct în DES) și cele eliberate (preluate din SIPE). Rețetele nu trebuie introduse de două ori, se vor introduce ca în prezent, în softul folosit de medic, de unde vor fi transmise automat către DES la momentul prescrierii.

În ceea ce privește rețetele eliberate acestea se preiau din SIPE atunci când este consultat un dosar medical.

În acest moment, în dosarul de sănătate se pot vizualiza investigațiile de laborator precum și rezultatul acestora (interpretarea) dacă sunt introduse în foaia de observație clinică generală din timpul spitalizării sau în foaia de consultație de către medic.

Laboratoarele independente urmează să fie conectate la DES, acest lucru necesitând dezvoltări ale sistemului.

Nu, medicii de familie pot continua să completeze date ca în prezent, doar în SIUI-MF. Datele medicale introduse în SIUI-MF vor fi transmise automat în DES și vor fi consolidate în dosarele pacienților.

Da, documentele introduse în Portalul DES, sau transmise cu alte softuri medicale se pot consulta șiîn SIUI-MF după accesarea dosarului de sănătate al pacientului prin SIUI-MF.